Kolorowy pasek
Godło, Herb, Logo
Logo Biuletyn Informacji Publicznej

Biuletyn Informacji Publicznej
Przedszkole Miejskie nr 5 im. Juliana Tuwima w Lubaniu

Kolorowy pasek

Instrukcja archiwalna

 

 

 

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

 

 

Przedszkola Miejskiego nr 5 w Lubaniu

im. Juliana Tuwima

 

 

 

obowiązuje od dnia 05.01.2009 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

  1. Dla przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i akt wymagających zachowania - Przedszkole prowadzi archiwum.
  2. W przypadku likwidacji Przedszkola dokumenty archiwalne przekazane zostaną protokolarnie organowi prowadzącemu przedszkole.
  3. Organizację i zakres działania archiwum Przedszkola Miejskiego nr 5 w Lubaniu  określa niniejsza instrukcja.
  4. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

a)      Archiwum przedszkolne – osobę, którą upoważniono do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji (akta kategorii B).

b)      Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – tematyczny podział akt powstających w toku 

działalności szkoły, określający w poszczególnych pozycjach symbol klasyfikacyjny i hasło rzeczowe oraz kategorię archiwalną [Załącznik 1].

c)      Jednostka aktowa – tekturowa teczka wiązana lub segregator służący do

przechowywania akt spraw jednorodnych lub pokrewnych tematycznie (objęty tą samą grupą spraw ustalonych w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt).

 

 

ROZDZIAŁ  II

PODZIAŁ DOKUMENTACJI NA KATEGORIE ARCHIWALNE

 

1.      Dokumentacja powstała w toku działalności przedszkola dzieli się na dwie kategorie

archiwalne:

a)      Materiały archiwalne (kategoria A)

b)      Dokumentacja nie archiwalna (kategoria B)

  2.   Materiały archiwalne oznaczone symbolem A, to dokumentacja stanowiąca część zasobu

        archiwalnego, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej,

        przechowywana wieczyście.

3.      Dokumentacja nie archiwalna oznaczona symbolem B, to dokumentacja nie stanowiąca

materiałów archiwalnych, posiadająca jedynie czasowe znaczenia praktyczne dla Przedszkola.

4.      W dokumentacji archiwalnej:

a)      Symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (określających okres przechowywania dokumentacji w archiwum szkolnym) oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu/niszczeniu za zezwoleniem dyrektora przedszkola. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od pierwszego stycznia roku następnego po dacie utworzenia dokumentacji oraz po utracie przez nią praktycznego znaczenia dla potrzeb przedszkola.

b)      Symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (wskazanego cyfrą) podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza Dyrektor przedszkola, w oparciu o propozycję pracownika archiwum i na tej podstawie może dokonać zmiany kategorii dokumentacji i uznać ją za materiały archiwalne.

5.   Podział dokumentacji na kategorie archiwalne, o których mowa w rozdziale II Instrukcji,

      ustala Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Przedszkola, stanowiący załącznik nr 1.

 

 

 

ROZDZIAŁ III

ZAKRES DZIAŁANIA PRACOWNIKA ARCHIWUM PRZEDSZKOLNEGO

 

 

  1. Archiwum przedszkolne prowadzi wyznaczony na piśmie przez Dyrektora pracownik, który winien posiadać co najmniej wykształcenie średnie oraz w miarę możliwości przeszkolenie archiwalne.
  2. Do zadań tegoż pracownika należy:

a)      przygotowaniu dokumentacji do przekazania do archiwum,

b)      przyjmowanie dokumentacji od stanowisk pracy,

c)      przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

d)      udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym, a w razie potrzeby ich wypożyczanie, co powinno być odnotowane w rejestrze,

e)      przedkładanie Dyrektorowi przedszkola propozycji w zakresie brakowania przedterminowej dokumentacji nie archiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do niszczenia na podstawie protokołu,

f)        dbanie o mienie i bezpieczeństwo archiwum w porozumieniu z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej dla budynku, w którym znajduje się archiwum,

g)      współpraca z archiwum państwowym w Lubaniu,

h)      zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej.

  1. Pracownik archiwalny powinien znać strukturę organizacyjną przedszkola oraz obowiązujący system kancelaryjny i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
  2. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za archiwum dokumentację przechowywaną w archiwum przedszkolnym przekazuje się protokolarnie osobie przejmującej pieczę nad archiwum w oparciu o decyzję Dyrektora przedszkola.

 

 

 

ROZDZIAŁ  IV

LOKAL I WYPOSAŻENIE ARCHIWUM PRZEDSZKOLNEGO

 

 

1.      Archiwum przedszkolne mieści się w szafach w pokojach Referatu Obsługi Przedszkoli:

- pokój nr 5 – dla dokumentacji kadrowo-płacowej

- pokój nr 9 – dla dokumentacji finansowej

- magazyn chemiczny – dla pozostałej dokumentacji przedszkolnej.

2.  Szafy archiwalne powinny być zaopatrzone w półki do przechowywania akt z ich

     oznaczeniem.

     3.  W szafach archiwum nie należy przechowywać przedmiotów, które nie stanowią ich

wyposażenia.

4. Szafy archiwalne powinny być zamykane na klucze, które winny być przechowywane w kadrach referatu w wyznaczonym miejscu, a dla archiwum pozostałej dokumentacji w pokoju intendenta.

5.  W pobliżu szaf archiwalnych winny znajdować się gaśnice proszkowe.

6. Prawo dostępu do archiwum przedszkolnego posiada wyłącznie pracownik sprawujący

    pieczę nad archiwum lub osoby każdorazowo upoważnione przez dyrektora 

    przedszkola.

 

 

 

ROZDZIAŁ V

TRYB PRZEJMOWANIA DOKUMENTACJI DO ARCHIWUM PRZEDSZKOLNEGO

 

 

1.      Dokumenty do archiwum przedszkolnego przyjmowane są od pracowników po zamknięciu teczek spraw, w terminie uzgodnionym z osobną sprawującą pieczę nad archiwum. Z akt spraw zakończonych, które są potrzebne do prac bieżących można korzystać nadal po dokonaniu formalnego ich przekazania do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt.

2.      Dokumentacje przekazuje i przejmuje się do archiwum kompletnymi rocznikami w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie dokumentacji należy rozumieć:

a)      w odniesieniu do akt kategorii A:

- w teczce powinny znajdować się sprawy jednorodne lub ewentualnie pokrewne

   treściowo (zgodnie z hasłami klasyfikacyjnymi z Jednolitego Rzeczowego

   Wykazu Akt),

-  sprawy w teczce i pisma w obrębie spraw winny być uporządkowane

    chronologicznie,

-  winny być usunięte wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.),

- strony zapisane winny być ponumerowane (w prawym górnym rogu miękkim

   ołówkiem),

-  jednostka aktowa powinna być opisana.

b) w odniesieniu do akt kategorii B:

-  jednostka aktowa powinna być opisana, a dokumenty w niej zawarte –

   ponumerowane.

3.      Właściwe opisanie jednostki aktowej polega na umieszczeniu na wierzchniej    

okładce następujących danych:

a)      na środku u góry – pieczątka przedszkola,

b)      w prawym górnym rogu – kategorii archiwalnej z podaniem okresu przechowywania w przypadku akt kategorii B,

c)      na środku okładki – tytułu tj. hasła klasyfikacyjnego wykazu akt, ewentualnie z dodatkowymi informacjami dotyczącymi dokumentacji zgromadzonej w teczce,

d)      poniżej tytułu – rocznej daty (dat skrajnych) wytworzenia dokumentacji,

e)      poniżej daty – ilości stron znajdujących się w teczce,

f)        prawy lub lewy róg pozostawia się wolny z przeznaczeniem na wpisanie przez osobę upoważnioną sygnatury archiwalnej jednostki aktowej.

4.      Przechowywanym do archiwum  przedszkolnego aktom należy nadać układ

odpowiadający kolejności symboli haseł w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.

5.      Dokumentacja jest przekazywana przez stanowiska pracy do archiwum

przedszkolnego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt sporządzonych osobno dla materiałów archiwalnych (kategoria A) i dokumentacji nie archiwalnej (kategoria B) – w dwóch egzemplarzach, podpisanych przez pracownika przekazującego dokumentację. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt pozostaje, po potwierdzeniu przejęcia dokumentacji przez osobę odpowiedzialną za archiwum na stanowisku pracy, drugi w archiwum przedszkolnym.

6.      W archiwum przedszkolnym przechowywane są własne dokumenty.

Dokumentację pochodzącą z innych jednostek można przechowywać w archiwum jedynie za zgodą dyrektora przedszkola.

 

 

 

 

ROZDZIAŁ  VI

PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA DOKUMENTACJI

W ARCHIWUM PRZEDSZKOLNYM

 

 

1.      Dokumentację w szafach archiwum przedszkolnego układa się według podziału

tematycznego:

a)      pionowo – systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie lub

b)      poziomo – jedna na drugiej, układane ku górze, według kolejności sygnatur.

2.      Ewidencję archiwum przedszkolnego stanowią:

a)      Spisy zdawczo-odbiorcze akt,

b)      Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt  - załącznik nr 1,

c)      wykazy spisów zdawczo-odbiorczych akt,

d)      rejestr wypożyczeń dokumentów pracownikom,

e)      spisy dokumentacji nie archiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie,

f)        protokoły, oceny dokumentacji nie archiwalnej, formularz,

g)      protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie dokumentacji (w razie potrzeby).

 

 

 

 

ROZDZIAŁ VII

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI

 

1.      Dokumentacja przechowywana w archiwum przedszkolnym udostępniana jest do celów służbowych w ramach przedszkola.

 

2.   Udostępnianie dokumentacji w innych celach niż służbowe wymaga zgody

       Dyrektora Przedszkola.

 

3. Dokumentację udostępnia pracownik odpowiedzialny za archiwum za zgodą

    Dyrektora pracownikom przedszkola na czas określony, poza pomieszczeniami

    archiwum przedszkolnego, po wpisie do rejestru wypożyczeń.

 

4. Pracownik odpowiedzialny za archiwum przedszkolne w obecności pracownika

                   zwracającego akta, sprawdza stan akt i odnotowuje zwrot w rejestrze.

 

         5.    Pracownik korzystający z akt ponosi odpowiedzialność za stan udostępnionych

             akt oraz ich zwrot w terminie.

 

              6.  W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń udostępnionych akt, pracownik

                   odpowiedzialny za archiwum przedszkolne sporządza protokół, który podpisuje

                   osoba korzystająca z akt i pracownik odpowiedzialny za archiwum przedszkolne.

                   Protokół ten akceptuje Dyrektor Przedszkola.

                   Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w

                   miejscu brakujących akt, drugi przechowuje się w przeznaczonej do tego celu

                   teczce.

 

 

 

ROZDZIAŁ VIII

WYDZIELANIE AKT I PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI NIE ARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA

 

 

         1. W każdym roku kalendarzowym dokonuje się przeglądu spisów zdawczo -

             odbiorczych akt celem:

         a)  wydzielenia do zniszczenia dokumentacji nie archiwalnej, której okres

              przechowywania upłynął,

        b)  wydzielania dokumentacji oznaczonej symbolem BE podlegającej w danym

              roku ekspertyzie archiwalnej.

        2.  Wydzielenia dokumentacji dokonuje komisja, której skład każdorazowo ustala

             Dyrektor przedszkola na wniosek osoby odpowiedzialnej za archiwum przedszkolne.

             W komisji należy zapewnić udział pracownika skąd pochodzi dokument do

             zniszczenia.

       3.  Do obowiązków komisji należy:

       a) wyłączanie dokumentacji nie archiwalnej do zniszczenia lub przedłużenia okresu

           jej przechowywania,

       b) sporządzanie protokołów oceny dokumentacji nie archiwalnej, której okres

           przechowywania minął oraz jej spisu – w 2 egzemplarzach,

       c)  w przypadku potrzeby zmiany kwalifikacji materiałów archiwalnych na dokumentację

           nie archiwalną należy uzyskać akceptację Dyrektora Przedszkola.

       4. Pracownik odpowiedzialny za archiwum przedszkolne na podstawie spisu

          wybrakowanej dokumentacji nie archiwalnej umieszcza adnotację o jej zniszczeniu w

          spisie zdawczo-odbiorczym.

 

 

DYREKTOR

PRZEDSZKOLA MIEJSKIEGO NR 5

mgr Wioletta Żółtańska

 

Metadane

Źródło informacji:Izabela Kmieć
Data utworzenia:(brak danych)
Wprowadził do systemu:Izabela Kmieć
Data wprowadzenia:2010-01-14 13:12:51
Opublikował:Izabela Kmieć
Data publikacji:2010-01-14 13:16:24
Ostatnia zmiana:2010-01-14 13:17:12
Ilość wyświetleń:5232

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Zamknij